Peranan Sistem Informasi di Dalam Sebuah Organisasi

Peranan Sistem Informasi di Dalam Sebuah Organisasi
(Peranan Sistem Informasi di Dalam Sebuah Organisasi)
Pada artikel sebelumnya kita telah membahas tentang pengertian, contoh-contoh, manfaat dan keuntungan sistem informasi. Bagi yang ingin membacanya silahkan baca di artikel sebelumnya agar pemahaman lebih didapat karena kali ini kita hanya akan membahas tentang peranan sistem informasi di dalam sebuah organisasi.

Sebenarnya sistem informasi sangat dibutuhkan didalam sebuah organisasi untuk membantu kinerja didalam organisasi yang tengah berjalan. Peranan sistem informasi didalam sebuah organisasi yang paling pokok adalah untuk meningkatkan, memperluas dan memperkuat lingkungan manajemen data sesuai dengan keperluan organisasi yang berjalan tersebut.

Peranan penting sistem informasi dalam organisasi ini dapat dikelompokan menjadi seperti berikut ini :

1. Otomatisasi Kerja

Pada artikel sebelumnya kita telah membahas tentang manfaat dari sistem informasi yang sedikit mengulas tentang otomatisasi pekerjaan. Otomatisasi Kerja yang dimaksud adalah mempermudah petugas/karyawan dalam bekerja tanpa banyak melakukan tindakan manual seperti perhitungan, mengarsipkan, menulis ulang dan lain-lain.

Dengan adanya sistem informasi, petugas tidak perlu menulis ulang nama-nama kegiatan atau nama-nama produk yang namanya tidak/jarang diubah. Misalnya dalam organisasi bisnis pertokoan (jual beli). Jika tidak menggunakan sistem informasi, yang dilakukan oleh karyawan ketika ingin membuat nota belanja untuk konsumen maka karyawan akan menuliskan nama barang, jenis barang, jumlah barang, harga satuan, total belanja, diskon dan lain-lain kemudian menghitungnya. Hal ini sangat tidak efisien karena akan memakan waktu yang sangat lama dan juga memiliki tingkat kesalahan yang sangat tinggi.

Namun bandingkan jika organisasi tersebut menggunakan sistem informasi. Petugas cukup klik beberapa kali saja dan sistem akan secara otomatis membuatkan baris data barang belanja yang dibeli oleh konsumen. Sistem juga dapat menyertakan secara otomatis harga satuan, jenis barang, diskon dan-lain serta dapat menghitung total pembayarannya.

Dengan begitu dapat disimpulkan bahwa sistem informasi dapat menghemat waktu serta dapat mengurangi tingkat kesalahan dan juga meringankan daya pikir karyawan sehingga karyawan dapat menggunakan pikirannya ke hal positif lainnya demi memajukan organisasi bisnis tersebut.

2. Multi proses

Dengan adanya sistem informasi pegawai, manager dan staf lain pun dapat melakukan pekerjaan bersama hanya dengan menggunakan satu server saja. Jika menggunakan sistem manual maka ketika pegawai sedang menggunakan buku catatan barang (misalnya) namun di waktu yang bersamaan staf lain juga ingin menggunakan buku tersebut untuk rekapitulasi keluar masuk barang dan di waktu bersamaan pula manager ingin melihat data di buku tersebut. Maka hal ini dapat di lakukan dengan cara menggunakan buku tersebut secara bergilir atau menyalin data di kertas yang lainnya.

Lain halnya ketika mengikuti era modern dengan menggunakan sistem informasi. Masalah seperti diatas dapat di selesaikan dengan mudah karena sistem informasi ini dapat dilakukan dengan cara bersama-sama dengan waktu yang sama pula (realtime). Jadi sesuai dengan permasalahan diatas, ketika pegawai, manager, dan staf lain ingin menggunakan sumber yang sama di waktu yang bersamaan maka mereka dapat membukanya di masing-masing gadget/komputer yang tersedia untuk terhubung ke server. Cukup dengan Login mereka dapat mengakses data yang sama tanpa ragu dengan tingkat kesalahan dan dengan begitu akan menghemat waktu serta tidak mengganggu pihak lain (karyawan lainnya) saat bekerja.

3. Pembagian Sistem

Selain multi proses seperti yang ditulis diatas kita juga dapat membagi sistem kepada para pegawai sesuai ketentuan petinggi organisasi tersebut. Misal pembagian Hardisk (ruang penyimpanan), Hardisk yang ukurannya 500GB dapat di pecah menjadi beberapa bagian (partisi). Misal bagian gudang dapat 100GB, bagian pemasaran 50GB dan lain-lain.

Selain itu pembagian layanan juga dapat dibedakan dari segi sistem dengan cara hak akses. Jadi dengan adanya hak akses ini pengguna (pegawai) akan di beri layanan sesuai dengan bidangnya, sehingga bagian gudang tidak akan pernah menyentuh data-data milik HRD dan lain-lain begitu pun sebaliknya sesuai kebijakan petinggi di organisasi bisnis tersebut.

4. Pendukung Sebuah Keputusan

Sistem informasi yang seperti ini sering disebut dengan sistem pendukung keputusan. Jadi dengan adanya sistem ini tidak menutup kemungkinan untuk membantu para pegawai atau manager untuk mengambil sebuah solusi pada suatu masalah. 

Cara kerja sistem pendukung keputusan yakni mirip prediksi dengan cara mengumpulkan banyak data dari berbagai kondisi kemudian melakukan analisis sesuai dengan kebiasaan-kebiasaan yang terjadi. Dengan begitu sistem informasi dapat menyajikan beberapa solusi paling jitu hingga paling buruk (sesuai kebutuhan organisasi bisnis).

Jadi yang dilakukan oleh pihak yang ingin mendapat solusi cukup melakukan analisis ringan saja karena selebihnya sudah dilakukan oleh sistem informasi tersebut.